Beheer van de brandstofkaart van de vloot

Het voordeel van het gebruik van een tankkaart is de eenvoudige administratie en de volledige kostencontrole. Voor de kaarten kan een budget worden vastgesteld en de naleving kan voor elke kostenplaats worden gecontroleerd door middel van regelmatige afrekeningen. Dit maakt evaluaties mogelijk, zoals de hoeveelheid brandstof per voertuig of per bestuurder. Op die manier kunnen kostenveroorzakers worden geïdentificeerd en maatregelen worden genomen. De afrekeningen kunnen online worden geraadpleegd en in het eigen boekhoudsysteem en de software voor wagenparkbeheer van het bedrijf worden geïmporteerd.

Met de tankkaart is het niet alleen mogelijk brandstof te kopen, maar ook accessoires voor het voertuig, zoals antivries of autowasbeurten. Veel tankkaartaanbieders hebben ook speciale kortingen voor hun klanten, waardoor extra geld kan worden bespaard.

Aangezien de kaart voor het tanken werkt als een EC-kaart, wordt ook bescherming tegen misbruik geboden, aangezien het gebruik van de kaart individueel kan worden getraceerd tot de werknemer en het voertuig. Bovendien is het mogelijk een dag-, week- of maandlimiet in te stellen, zodat de schade kan worden beperkt als de kaart wordt gestolen. Als de kaart wordt gebruikt voor de aankoop van brandstof voor privéritten, kan dit gedeelte worden verantwoord via het toegerekende inkomen.

Momenteel wordt een tankkaart voor particulieren aangeboden door de tankstationexploitanten Shell en Total. Bij Shell is lidmaatschap van Shell ClubSmart ook een vereiste. In ruil krijgt de klant ook andere voordelen zoals een prijsgarantie en een bonuspuntenprogramma. Klanten kunnen met de Shell-kaart punten verzamelen bij Shell-tankstations en bij samenwerkingspartners. Bekende partners zijn Booking.com, een aanbieder van hotels, vakantiehuizen, enz. of SIXT, een aanbieder voor het boeken van huurauto's. Bij gebruik van de diensten van deze partners ontvangt de kaarthouder bonuspunten. Deze bonuspunten kunnen worden ingewisseld voor beloningen, bijvoorbeeld in de Shell Shop.

De Total-kaart is daarentegen meer geschikt voor zelfstandigen, freelancers of kleine bedrijven met een maandelijks brandstofverbruik van minder dan 1.500 liter. De Total-kaart heeft een netwerkdekking in heel Europa. Bovendien worden bij alle Total-stations in het hele land vaste kortingen voor het tanken en variabele kortingen voor het wassen van auto's verleend.

Voor particulieren bestaat de mogelijkheid om naast het zuiver tanken ook een kredietkaart te gebruiken. Sommige kredietkaartaanbieders geven korting indien de kredietkaart wordt gebruikt om brandstof aan te kopen, waaronder gerenommeerde aanbieders zoals Volkswagen, ADAC of Santander Bank.

Bij de keuze van een creditcardaanbieder is het belangrijk te letten op de hoogte van de creditcardkosten. Bovendien zijn vooral de kortingen voor de aanschaf van brandstof beperkt op maand- of jaarbasis. Daarom is de creditcardvariant alleen de moeite waard voor personen die de creditcard ook voor andere doeleinden gebruiken dan alleen om te tanken. Verder is het belangrijk na te gaan welke extra diensten bij de creditcard zijn inbegrepen. Bij de ADAC Geldkarte zijn bijvoorbeeld extra diensten inbegrepen zoals een reisannuleringsverzekering of een rechtsbijstands- en aansprakelijkheidsverzekering voor huurauto's. De Santander 1 Plus Visa Card biedt een extra zoals de mogelijkheid om wereldwijd geld op te nemen en te betalen zonder kosten.

Naast het gebruik van creditcards als tankkaarten hebben particulieren ook de mogelijkheid om gebruik te maken van puntenkaarten en de verzamelde punten in te ruilen voor tegoeden in contanten of beloningen in natura. Een bekende aanbieder is bijvoorbeeld Payback, in samenwerking met Aral. Bij gebruik van de Payback-kaart ontvangen klanten één punt voor elke 2 liter brandstof.

Exploitanten van een groot wagenpark kunnen niet zonder een tankkaart voor het wagenpark. De administratieve rompslomp is niet langer beheersbaar met de methode van de tankbonnetjes. Het principe van de girale betaling maakt het de chauffeurs ook gemakkelijker om te tanken. Met de tankkaart kunnen zij net als met een EC-kaart met PIN betalen en hoeven zij zich verder nergens zorgen over te maken. Het verzamelen van de tankbonnetjes is niet langer nodig. Bovendien kunnen met de meeste tankkaarten ook de tolkosten en de wegenwacht worden betaald.

Het nadeel van een kaart voor het wagenpark is dat de kaart niet bij elk tankstation kan worden gebruikt. De tankkaartaanbieder heeft alleen een samenwerking met bepaalde contracttankstations waar met de tankkaart kan worden betaald. Dit kan een probleem worden, vooral wanneer werknemers reizen naar het buitenland maken. Let daarom bij de keuze van een tankkaartaanbieder op dergelijke speciale kenmerken.

Hoe groter het aantal voertuigen in een wagenpark, hoe moeilijker het wordt om ze bij te houden. Met een tankkaart kan op zijn minst de boekhouding worden vereenvoudigd en het papierwerk tot een minimum worden beperkt. De boekhoudafdeling kan de gefactureerde brandstofbonnetjes direct online bekijken en beheren, waardoor het tijdrovende proces van bestuurders die eerst geld moeten neerleggen voor brandstof en vervolgens door hun werkgever worden terugbetaald, tot het verleden behoort.

Het andere voordeel van online facturering is dat de gegevens rechtstreeks kunnen worden overgebracht naar het boekhoudprogramma. Bovendien kunnen de brandstofgegevens ook gemakkelijk worden geëvalueerd omdat alle belangrijke parameters, zoals het kenteken, de prijs, het brandstofverbruik, het aantal afgelegde kilometers, enz. worden geregistreerd.

Bovendien kan het budget voor de chauffeurs gemakkelijker worden gecontroleerd via een kaart. Zo is het mogelijk om in de kaarten een limiet op te slaan voor het aantal te tanken liters en de kosten. Dit voorkomt misbruik van de tankkaart.

Er is geen algemeen antwoord op de vraag welke kaart het beste is voor een bepaald wagenpark. Zo is er de mogelijkheid dat aanbieders hun kaarten gratis aanbieden voor het tanken, maar de netwerkdekking voor het gebruik van de kaart is beperkt. In andere gevallen is betaling van een vergoeding voor de kaart een voorwaarde, maar deze kaarten bevatten ook kortingen, zodat de kosten kunnen worden afgeschreven.

Om de juiste tankkaart voor uw wagenpark te vinden, moet u eerst analyseren welke diensten door de kaart moeten worden gedekt. U moet bijvoorbeeld vragen bij welke tankstations de kaart moet worden gebruikt, of er kortingen zijn inbegrepen bij het gebruik van de kaart, of welke extra diensten met de kaart kunnen worden betaald.

Verder is ook de facturering van de kaart een essentieel punt. Is de online facturering van de tankkaart bijvoorbeeld compatibel met het boekhoudprogramma, zodat de gegevens gemakkelijk kunnen worden overgedragen. Daarnaast is er ook software voor wagenparkbeheer, waarin de gegevens van de brandstoffacturen worden geïmporteerd en toegewezen aan elk voertuig, zodat een volledige kostencontrole per voertuig mogelijk is.

Vergelijking tankkaarten

Het aanbod van tankkaarten voor bedrijven is thans zeer groot. De meest voorkomende aanbieders en hun diensten worden hieronder gepresenteerd.

DKV Kaart

De grootste aanbieder van kaarten voor tanken is DKV. Meer dan 100.000 tankstations in 42 landen accepteren de DKV-kaart als betaalmiddel. Bovendien kan met de DKV-kaart bij meer dan 6.500 tankstations met lage prijzen contant worden betaald. Naast brandstof dient de kaart ook als betaalmiddel voor parkeren, tolheffingen en autowassen. Alleen bestuurders van bedrijfswagens kunnen de kaart echter gebruiken en particulieren niet.

Voor de gebruikers van bedrijfswagens is een uitgebreid dienstenpakket inbegrepen: de DKV-kaart omvat een 24-uurs pechverhelping en bijstand bij ongevallen.

DKV heeft ook haar tankstationnetwerk al uitgebreid met oplaadpunten voor elektrische auto's. Bij meer dan 27.000 stations is het mogelijk om met de DKV CARD + CHARGE stroom te tanken en via de kaart te betalen.

UTA Kaart

De UTA-kaart wordt geaccepteerd bij meer dan 50.000 tankstations in 37 landen. De tankstationexploitanten behoren tot de meest uiteenlopende ondernemingen. De UTA-kaart vereist geen minimumomzet en kan daarom ook worden gebruikt door freelancers of kleine ondernemers met weinig voertuigen. Bovendien kunnen extra diensten zoals pechhulp, bandenservice of de tolkosten met de UTA-kaart worden betaald. De factureringsgegevens kunnen rechtstreeks naar de wagenparksoftware worden overgedragen. Daarnaast biedt de online klantenaccount echter ook talrijke mogelijkheden om de tankgegevens te exporteren of verschillende evaluaties direct weer te geven.

Totaal Kaart

De Total-kaart wordt als betaalmiddel aanvaard in 15.000 tankstations in heel Europa. Er zijn twee soorten kaarten. De eerste is de kaart voor kleine tot middelgrote ondernemingen met een brandstofbehoefte van minder dan 1.500 liter per maand.

Anderzijds is er een andere kaart voor middelgrote tot grote ondernemingen die meer dan 1.500 liter brandstof per maand nodig hebben. Bovendien kunnen klanten beslissen of de kaart alleen in Duitsland of in heel Europa mag worden gebruikt. Net als bij de UTA-kaart kunnen ook andere kosten met de kaart worden betaald, zoals tolgelden of tunnelgelden.

Voor de wagenparkbeheerder zijn de tankpasafschriften online beschikbaar via de Total Account en kunnen ze van daaruit in het boekhoudprogramma worden geïmporteerd. Bovendien kunnen de tanktransacties in realtime worden gevolgd, zodat er altijd controle beschikbaar is.

Aral Kaart

De kaart van Aral biedt haar klanten een kortingsservice. Bij geselecteerde voorkeursstations kan tot twee cent per liter worden bespaard en bij elk Aral-tankstation tot één cent. De kaart wordt als betaalmiddel geaccepteerd bij meer dan 2.500 tankstations in Duitsland. Naast brandstof kunnen ook smeermiddelen, autodiensten of goederen uit de winkel met de Aral-kaart worden betaald.

Shell Kart

De Shell tankkaart wordt geaccepteerd bij meer dan 25.000 tankstations in 31 Europese landen. In Duitsland kan de kaart alleen al bij 5.000 tankstations worden gebruikt. De kaart kan worden gebruikt bij alle Shell tankstations en bij partners als AVIA, Eni/Agip, Esso, OMV en Westfalen.

Uitgebreide servicefuncties zijn ook geïntegreerd in de Shell-kaart, waardoor de facturering van brandstof eenvoudig en transparant is. Gegevens kunnen worden bekeken in de account en geëxporteerd voor verdere verwerking. Alle uitgegeven kaarten kunnen worden beheerd met één account, waardoor het mogelijk is om rapporten en evaluaties te maken met één druk op de knop.

Bovendien biedt de Shell-kaart haar klanten nog een ander voordeel. Diesel wordt binnen Duitsland voor alle kaarthouders tegen een vaste regionale prijs aangeboden, zodat het niet uitmaakt op welk tijdstip de klant bij het Shell-station tankt. Bovendien kan de Shell-kaart ook worden gebruikt voor producten en diensten van de Shell Shop.

OMV Kaart

De OMV-kaart is bijzonder voordelig voor ondernemingen die internationaal actief zijn. De kaart wordt in meer dan 20.000 tankstations in 32 landen als betaalmiddel geaccepteerd. Bovendien kunnen tolgelden ook internationaal contant met de kaart worden betaald. Welke transacties voor welke chauffeur mogelijk zijn, kan voor elke kaart individueel worden vastgelegd. De wagenparkbeheerder heeft via de OMV Fleet Service te allen tijde volledige controle over de kosten.

ADAC Kaart

De ADAC-kaart is alleen beschikbaar voor leden van de automobielclub, en de jaarlijkse bijdrage bedraagt momenteel 99 euro. De kaart is vooral geschikt voor particulieren, aangezien de korting op de aankoop van brandstof slechts wordt verleend voor maximaal 1.500 liter per jaar.

Agip Kaart

De Agip-kaart kan worden gebruikt bij meer dan 18.000 tankstations in 29 landen. Naast het betalen van brandstof omvat de service een bergings- en sleepdienst, een pechhulpdienst en een ongevallen- en glasbreukservice. Bovendien kunnen ook tol-, tunnel- en bruggelden contant worden betaald met de Agip-kaart.

Avia Kaart

Met de Avia-kaart kan in meer dan 2.400 tankstations in Duitsland cashless worden betaald. Via een niveausysteem kan worden bepaald welke diensten met de kaart kunnen worden gekocht, bijv. alleen brandstof of ook goederen uit het winkelassortiment. Bovendien zijn kortingen mogelijk als gebruik wordt gemaakt van het Avia Express-automatenstation. Een analyse van verbruik en diensten is ook mogelijk voor wagenparkbeheer.

Raiffeisen Kaart

De Raiffeisen-kaart kan alleen worden gebruikt bij regionale Raiffeisen-tankstations en kan ook worden gebruikt als klantenkaart voor de Raiffeisen-markten in Nedersaksen. Daarnaast kan de Raiffeisen Fuel-Card 24 worden gebruikt bij Raiffeisen-tankstations in Thüringen en Hessen. Met deze kaart worden de brandstofkosten slechts één keer per maand afgeschreven.

Jet Kaart

De Jet tankkaart is geschikt voor wagenparken met een klein aantal voertuigen, omdat er geen minimumafname van brandstof is vereist. Het nadeel is dat er ook geen kortingen op brandstof zijn. De Jet kaart kan worden gebruikt voor girale betalingen bij 624 tankstations in Duitsland. Via een niveausysteem kan worden bepaald welke diensten met de kaart kunnen worden betaald, bv. alleen dieselbrandstof of alle producten.

EDC Kaart

De EDC-kaart is geschikt voor vrachtwagenparken. er kan contant worden betaald bij meer dan 9.000 tankstations voor vrachtwagens in heel europa. Het EDC-netwerk van beschikbare tankstations is goed ontwikkeld, met name bij grensovergangen en in havens. De EDC-kaart vereist geen minimumafname. ook kent het contract geen minimumtermijn, zodat de kaart flexibel door bedrijven kan worden gebruikt. Een ander voordeel is dat de aanbieder een vast, wekelijks prijssysteem voor dieselbrandstof vaststelt.

Routex kaart

De Routex-kaart wordt geaccepteerd in de tankstations van talrijke samenwerkingspartners, waaronder Aral, BP, Circle K Europe, Eni en OMV. Het netwerk omvat ongeveer 20.000 tankstations in meer dan 20 landen. De kaart kan ook worden gebruikt in veel tolstations en elektronische tolsystemen. Routex-for-Trucks is ontworpen voor vrachtwagenchauffeurs. Vrachtwagenchauffeurs kunnen hun voertuigen tanken bij meer dan 7.000 tankstations met moderne, krachtige pompen en gebruikmaken van tal van andere diensten.

Euroshell Kaart

De Euroshell-kaart wordt als betaalmiddel geaccepteerd bij meer dan 25.000 tankstations in heel Europa, waarvan alleen al 3.800 in Duitsland. Met de kaart kan een korting van maximaal drie cent per liter brandstof worden verleend. Voor de wagenparkbeheerder is er een gedetailleerd rapportagesysteem voor de afzonderlijke aankooptransacties die met de Euroshell-kaart worden gedaan.

HEM Kaart

De HEM-kaart kan bij alle Tamoil-stations worden gebruikt. Chauffeurs kunnen autorisaties krijgen in een systeem met drie niveaus. Niveau 1 is het laagste niveau, dat chauffeurs alleen het recht geeft om zonder contant geld te tanken en smeermiddelen te kopen. Niveau 2 geeft ook het recht om auto's te wassen en voertuiggerelateerde diensten te verlenen. Niveau 3 geeft chauffeurs ook het recht om met de tankkaart goederen in de winkel te kopen.

Het voordeel van de HEM-kaart is dat er geen minimumafname vereist is, zodat de kaart ook interessant is voor kleine wagenparken. Daarnaast is er ook een tankkaart voor particulieren en voor beginnende bestuurders (Cool-Driver-Card). Met de Cool-Driver-Card krijgen beginnende bestuurders zelfs 2 cent korting per liter.

Hoyer Kaart

De kaart is geldig bij meer dan 1.049 Hoyer tankstations in heel Europa. De kaart is gratis en omvat ook gratis parkeren, douches en handdoekenservice bij de Hoyer tankstations. Voor brandstof geldt een vast prijscontract. Bovendien kan de Hoyer kaart gebruikt worden voor het cashless betalen van tol of pechhulp.

Logpay Kaart

De kaart van Logpay kan tot nu toe in Duitsland worden gebruikt bij 6.000 tankstations van Aral en BP en in heel Europa bij meer dan 12.000 tankstations in onder meer Polen, Oostenrijk, Luxemburg, Nederland en Portugal. De onderneming Logpay transport service GmbH behoort voor het grootste deel tot de Volkswagen-groep.

Westfalen Kaart

De Westfalen Card kan in heel Duitsland als betaalmiddel worden gebruikt bij alle stations van de Westfalen-groep, Markant, Avia, Aral, Agip, alsmede OMW en Total. Ook met deze kaart is het mogelijk verschillende machtigingsniveaus voor chauffeurs te selecteren. Daarnaast is er de Compact Card 44 voor chauffeurs, waarmee zij een maandelijkse betaling in natura kunnen krijgen, die zij bijvoorbeeld kunnen gebruiken voor aanbiedingen uit de winkel.

Novofleet Kaart

Met meer dan 30 partners kan de Novofleet-kaart worden gebruikt bij meer dan 5.000 tankstations in Duitsland, Oostenrijk en Luxemburg. Onder andere Jet, Star, Oil!, Q1, HEM, Hoyer, ED, BayWa, Bft, GO en het Benzinkontor accepteren het betaalmiddel. Het voordeel is dat deze tankstations over het algemeen brandstof met korting aanbieden. Ook zijn er meer dan 300 tankstations in de buurt met gereduceerde brandstofprijzen op de snelwegen.

SVG Kaart

Met de kaart van SVG kan bij meer dan 60.000 tankstations in heel Europa cashloos worden betaald. Bovendien biedt de kaart diensten zoals facturering voor pechhulp of tol. De SVG-kaart is verkrijgbaar in verschillende varianten, bijvoorbeeld SVG-Esso, SVG-Euroshell, SVG-DKV-Card of SVG-Total Card. Het nadeel is dat voor elk tankstation alleen de bijbehorende kaart kan worden gebruikt om van de korting gebruik te maken.

Star Kaart

Deze kaart kan worden gebruikt bij alle Star tankstations en 70 BayWa tankterminals. Voorwaarde voor het gebruik van de kaart is een minimale maandelijkse afname van 500 liter, in ruil waarvoor de gebruiker een korting van 4 cent per liter krijgt.