Belastingdienstconform, rechtszeker en automatisch
Het fleetster logboek - voldoet aan alle eisen van een elektronisch logboek.
Het fleetster-bestuurderslogboek - voldoet aan alle eisen voor een elektronisch bestuurderslogboek
Het elektronische rittenboek van fleetster is ontwikkeld volgens de hoogste technologische standaard, met de hulp van experts op het gebied van gegevensbeveiliging, belastingwetgeving en softwareontwikkeling, om een belastingplichtig en juridisch veilig rittenboek te creëren dat voldoet aan de internationale wettelijke vereisten. U kunt hier meer lezen over de vereisten voor het rittenboek
Een bestuurderslogboek moet aan een groot aantal eisen voldoen - met elektronische of digitale bestuurderslogboeken moet aan minstens dezelfde eisen worden voldaan. Daarnaast zijn er nog andere eisen inzake gegevensbescherming en gegevensverwerking
Logboek eisen - met fleetster vinden ze toepassing
Algemene IT-beveiliging van de logboeken
Duidelijke gegevensverantwoording voor het gebruik van het logboek
Gegevensbeveiliging van het logboek
Onveranderlijkheid van het logboek en het wijzigingslogboek
Auditeerbaarheid en traceerbaarheid
Volledigheid, directheid en regelmatigheid
Bewaring en archivering van logboekgegevens
1. Algemene IT-beveiliging van de logboeken
fleetster is al 10 jaar actief op de markt van wagenparkbeheer en autodelen en biedt een goed gedocumenteerde cloud software-oplossing die voldoet aan de hoogste normen inzake gegevensbeveiliging
Naast een geoptimaliseerd ontwikkelings- en wijzigingsproces van het softwaresysteem, bewaakt fleetster de centrale Open API - een interface waarmee real-time informatie in het systeem kan worden gebracht of daaruit kan worden gehaald
Alle toegangen van gebruikers, admins of beheerders van het systeem worden automatisch opgeslagen en van een tijdstempel voorzien. Alle fleetster rittenboeksystemen zijn georganiseerd via een rechtenstructuur. Naast het klassieke admin- en gebruikersonderscheid biedt fleetster talrijke subcategorieën van rechtenstructuren die individueel kunnen worden geselecteerd
2. Duidelijke gegevensverantwoording voor het gebruik van het logboek
Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) van de EU van kracht, op grond waarvan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van personen niet langer alleen een verplichting voor bedrijven is, maar gegevensbescherming een fundamenteel mensenrecht wordt voor alle Europese burgers
De meest fundamentele verandering van de GDPR is de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene voor de gegevensverzameling. Bij fleetster hebben de rechten van onze gebruikers de hoogste prioriteit
- Recht op informatie
- Recht op informatie
- Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens
- Recht op correctie van de persoonsgegevens
- Recht op het wissen van persoonsgegevens
- Recht op blokkering van de verwerking van persoonsgegevens
3. Gegevensbeveiliging van het logboek
Dankzij langdurige partnerschappen met grote klanten zoals Telekom, Deloitte of Daimler wordt de fleetster-software regelmatig aan grote en diepgaande tests (penetratietests) onderworpen. Een toegewijd team voor gegevensbescherming neemt regelmatig deel aan opleidingssessies en test het systeem op gegevenslekken
fleetster beschikt bovendien over een IT-beveiligingsconcept, een verwijderingsconcept en offline maatregelen om persoonsgegevens tegen eventuele aanvallen te beschermen
Dankzij de centrale hosting in Duitsland zijn alle back-ups en updates ook in Duitsland beveiligd. Er worden nooit persoonlijke gegevens naar andere landen doorgestuurd
4. Onveranderlijkheid van het logboek en het wijzigingslogboek
Om een logboek als wettelijk conform te beschouwen, moeten bepaalde gegevens (starttijd/eindtijd, startpositie en afstand) na een bepaalde periode niet meer kunnen worden gewijzigd. Met fleetster worden deze parameters door de geïntegreerde OBD-stekker verzameld en naar het fleetster-systeem verzonden. Bovendien is het wijzigen van deze gegevens in de tijd beperkt tot 7 dagen na het einde van de rit, terwijl alle wijzigingen in een logboek worden geregistreerd en in de PDF-export worden weergegeven
Mocht het gebeuren dat een gebruiker een reis niet tijdig gecategoriseerd heeft, dan zullen alle ongecategoriseerde reizen automatisch als privé reizen verklaard worden. Dit volgt het idee van bescherming van de gegevens en privacy van de gebruikers in geval, dus zelfs als de categorisatie vergeten wordt, zal er geen ongewenste informatie bij de admin terechtkomen
5. Auditeerbaarheid en traceerbaarheid
Het is ook belangrijk dat alle informatie in het elektronische rittenboek eenvoudig en begrijpelijk is. Om deze controleerbaarheid en begrijpelijkheid te garanderen, heeft fleetster enerzijds een handleiding voor het basis mobiliteitsplatform fleetster anderzijds is er ook een logboekhandleiding waarin de functies van fleetster worden uitgelegd vanuit het oogpunt van de admin en de gebruiker
Deze handleiding kan op verzoek aan fleetster-gebruikers worden verstrekt - neem gerust contact op via onderstaande link en wij sturen u de informatie toe
Verder volgen fleetster en haar design team algemene UX/UI design concepten die erop gericht zijn de software applicatie zo intuïtief mogelijk te maken. Het gebruik van de native apps en web app moet dan ook vanzelfsprekend zijn
6. Volledigheid, directheid en regelmatigheid
Om door de belastingdienst in aanmerking te worden genomen, moet het rittenboek van de bestuurder een volledige en correcte registratie bevatten van alle zakelijke transacties met de bedrijfsauto of het poolvoertuig
Om aan deze eisen te voldoen, heeft fleetster een PDF-export gemaakt die door middel van een digitale handtekening tegen herbewerking beschermt. fleetster gebruikt hiervoor een p12 Certificaat
Bovendien genereert het fleetstersysteem een foutmelding als de informatie voor een zakenreis of gemengde reis (zakenpartner, bedrijf, reden van de reis) niet volledig is ingevoerd
Bestuurders worden ook op de hoogte gebracht - zoals hier op de foto te zien is - om volledigheid en regelmatigheid te garanderen
7. Bewaring en archivering van logboekgegevens
Bijgevolg moeten alle in het systeem gegenereerde gegevens worden bewaard gedurende de gespecificeerde duur van de bewaringstermijn overeenkomstig de fiscale verplichtingen en moeten zij in geval van nood kunnen worden teruggehaald
fleetster bewaart alle rittenboeken op Duitse servers gedurende 10 jaar - en neemt daarmee de wettelijke bewaarplicht op zich. Gegevens worden nooit overgedragen of doorgegeven aan andere landen
Elektronisch logboek van fleetster - fiscaal in orde en rechtszeker
Het automatisch registrerende logboek van fleetster bevrijdt u van het dagelijkse papierwerk. OBD plug of CarSharing Kit stuurt alle voertuiginformatie via on-board diagnostics of direct via de voertuigelektronica naar het fleetster systeem
Met de invoering van het elektronische bestuurderslogboek hoeven systeembeheerders niet langer achter oningevulde bestuurderslogboeken aan te jagen, maar kunnen ze alles centraal online of op hun mobiele telefoon opvragen
