Pool Auto
30. mei 2021 | Door Tim Ruhoff
Pool vehicle management of corporate car sharing - dit is de naam van het concept achter poolvoertuigen. Dit zijn bedrijfsauto's die door meerdere chauffeurs worden gebruikt. Zo'n voertuig kan bijvoorbeeld aan een afdeling worden toegewezen. Op die manier kunnen de kosten eenvoudig aan de afdeling worden toegerekend. Daarbij moet via pool vehicle management een reservering van voertuigen worden gemaakt, zodat zichtbaar is wanneer het voertuig beschikbaar is. Het tegenovergestelde hiervan is het gebruik van een eigen bedrijfsauto. Iedere chauffeur krijgt een eigen voertuig waar alleen hij toegang toe heeft. Het idee van corporate car sharing wordt echter steeds populairder. Vooral in de particuliere sector worden auto's vaak gedeeld door middel van carsharing - waarom zou dit niet ook in de zakelijke sector kunnen werken?
Gebruik van eigen bedrijfsauto of delen met poolauto's?
Poolvoertuigen en het bijbehorende poolvoertuigbeheer zijn zeker geen nieuwe uitvinding. De moderne mogelijkheden van poolvoertuigbeheer vereenvoudigen de toewijzing van voertuigen echter aanzienlijk. De organisatie van ritten en de registratie van chauffeursgegevens is veel eenvoudiger. In het algemeen kan door het gedeelde gebruik van bedrijfsvoertuigen zowel op parkeerplaatsen als op voertuigen worden bespaard.
Ook het boeken van voertuigen kan eenvoudig en gemakkelijk digitaal gebeuren. Er kunnen echter ook problemen ontstaan door het gebruik van een voertuig door meerdere medewerkers. Er kunnen snel knelpunten ontstaan doordat er niet voldoende voertuigen beschikbaar zijn. Als de medewerkers vaak en veel onderweg zijn, moeten er ook voldoende voertuigen zijn. Er moet rekening worden gehouden met stilstandtijden door reparaties of ook met oponthoud van de medewerkers. In veel bedrijven wordt daarom een mix van beide concepten aangeboden. Zowel het boeken van voertuigen door middel van poolvoertuigbeheer (voor alle medewerkers die slechts af en toe onderweg zijn), als een bedrijfswagen voor de medewerkers die vaak onderweg zijn. Hier moet u alleen nog bepalen welk concept het beste werkt voor uw eigen bedrijf.
Toelaatbaarheid van privéritten
De kwestie van privéritten moet beslist worden overeengekomen tussen de werkgever en de werknemer. Privéritten zijn ritten die geen verband houden met de werkactiviteit. Om in de eerste plaats problemen te vermijden, moet het privégebruik van bedrijfswagens worden geregeld in de overdrachtsovereenkomst. Indien privégebruik is toegestaan, moeten verdere bepalingen worden nageleefd. Het gebruik van bedrijfswagens voor privédoeleinden wordt beschouwd als een zogenaamd "voordeel in natura". Het voordeel in natura moet in aanmerking worden genomen voor de inkomstenbelasting. De hoogte van de belasting hangt af van verschillende factoren: het werkelijke gebruik, het soort belasting en de waarde. er zijn twee mogelijke opties voor belastingheffing.
Allereerst is er de zogenaamde 1%-methode. Dit is een forfaitaire belastingmethode waarbij 1% van de bruto catalogusprijs van het voertuig in aanmerking wordt genomen. Bepalend hierbij is de datum van eerste registratie. Bij deze methode wordt voor elke geschatte afstandskilometer op weg naar het werk nog eens 0,03% van diezelfde prijs bijgeteld.
Een alternatief voor de forfaitaire belastingheffing is de exacte berekening van de individuele kilometer. Dit kan gebeuren aan de hand van een bestuurderslogboek. Hieruit wordt het percentage privéritten gehaald en opgeteld bij het totale gebruik van de auto. Dit percentage moet dan worden opgeteld bij het jaarinkomen voor de belastingheffing. Het volledig bijhouden van het bestuurderslogboek is een voorwaarde voor deze vorm van belastingheffing.
Ook hier is het de verantwoordelijkheid van de werkgever welke methode wordt gebruikt. Een logboek is voor de werknemer fiscaal interessant in gevallen waarin het voertuig slechts zelden wordt gebruikt en de oorspronkelijke prijs zeer hoog was. Ook voor de gebruikers van poolvoertuigen kunnen er voordelen zijn. Als hier de 1%-methode wordt gebruikt, wordt het bedrag over alle bestuurders verdeeld. Als bijvoorbeeld vier personen een poolvoertuig ook privé gebruiken, bedraagt de belasting per persoon slechts 0,25%. Als er echter bestuurders zijn die over meerdere voertuigen beschikken, moeten alle aandelen hier worden belast.
De aansprakelijkheid van de bewaarder
De algemene verplichtingen van de eigenaars van de voertuigen blijven steeds dezelfde, terwijl zowel de baten als de kosten afhankelijk zijn van het specifieke geval. Zowel in het geval van een bedrijfsvoertuig als in het geval van het poolalternatief is het de respectieve onderneming die als eigenaar optreedt. In het algemeen is degene die de beschikkingsmacht over een voertuig heeft, altijd de eigenaar van het voertuig. Bovendien is de eigenaar ook verantwoordelijk voor de kosten. Hij ontleent ook het voordeel aan de exploitatie van het voertuig.
In het geval van bedrijfsvoertuigen is dit meestal het bedrijf of de directie van het bedrijf. Het beheer van het wagenpark valt echter meestal niet onder de verantwoordelijkheid van de directie. Vooral in grotere bedrijven is er vaak een wagenparkbeheerder. De verantwoordelijkheid van de eigenaar kan aan hem worden overgedragen. Hiervoor moeten bepaalde formaliteiten in acht worden genomen. Bovendien moet het hele proces zorgvuldig worden gedocumenteerd.
Als eigenaar zijn er veel verschillende plichten: meldingsplicht, belastingplicht, verzekeringsplicht en het verkrijgen van de exploitatievergunning. Bovenal is veiligheid belangrijk. Elke auto moet regelmatig worden onderhouden. Ook moeten de wettelijk verplichte inspecties worden uitgevoerd. Al deze plichten vallen onder de verantwoordelijkheid van het wagenparkbeheer. Als deze plichten niet of onvoldoende worden vervuld, bestaat zelfs de mogelijkheid van persoonlijke aansprakelijkheid.
Taken in de vloot
Wanneer gebruik wordt gemaakt van carpooling voor bedrijven, zijn er veel verschillende bestuurders in een bedrijf, zodat het verwarrend kan worden. Er moeten nog steeds regelmatige briefings van bestuurders en controles van de rijbewijzen plaatsvinden. Hiervoor moeten echter regelmatige afspraken worden gemaakt, wat kan worden bemoeilijkt door onregelmatig gebruik en perioden van afwezigheid. Niettemin is dit een belangrijke taak die in geen geval mag worden verwaarloosd.
Vooral bij de rijbewijscontrole moet daarom gekeken worden naar een geautomatiseerde oplossing. Er zijn veel moderne oplossingen waardoor het rijbewijs overal gecontroleerd kan worden. Dit gaat dan eenvoudig via een smartphone app. De chauffeur wordt elk half jaar aan deze controle herinnerd. Het wagenparkbeheer alleen als de termijn overschreden moet worden. Dit vereenvoudigt de hele controle, zowel voor de chauffeurs als voor het wagenparkbeheer.
Jaarlijks moet een UVV-chauffeurstraining worden gegeven. Vooral bij grote wagenparken kan dit een gigantische klus zijn. Maar ook hier kan gebruik worden gemaakt van andere alternatieven dan groepstraining. Met e-learningsystemen kan iedere werknemer de training gewoon op zijn eigen computer uitvoeren. Dit neemt ook veel druk weg bij het wagenparkbeheer. Het coördineren van data en het uitvoeren van groepstrainingen is niet meer. nodig.
Al deze verplichtingen gelden voor beide concepten van voertuigvoorziening. De verplichtingen als houder gelden altijd. Om tijd te besparen is het van essentieel belang over de juiste software te beschikken.