Rijbewijscontrole door de werkgever
21. sep. 2021 | Door Tim Ruhoff
Als eigenaar van een voertuig bent u verplicht ervoor te zorgen dat niemand zonder rijbewijs of rijvergunning uw voertuig bestuurt
Werkgevers in de controleplicht
Als voertuigeigenaren afzien van de verplichting om rijbewijzen te controleren, kan dit ernstige gevolgen hebben. Volgens § 21 StVG dreigt een boete of zelfs een gevangenisstraf. In bedrijven met een groot wagenpark is de rijbewijscontrole tijdrovend. Hoe u de rijbewijscontrole door werkgevers op de veiligste manier en met weinig moeite kunt laten uitvoeren, en welke elektronische ondersteuning hiervoor beschikbaar is, wordt hieronder besproken
Rechtsgrondslag voor rijbewijscontroles door werkgevers
De verplichting om rijbewijzen te controleren vloeit voort uit de aansprakelijkheid van de eigenaar overeenkomstig § 21 StVG. Bijgevolg moet de eigenaar van het voertuig ervoor zorgen dat geen enkele bestuurder zijn of haar voertuig bestuurt zonder geldig rijbewijs. De regeling vloeit voort uit het feit dat motorvoertuigen in het algemeen worden beschouwd als een bron van gevaar voor het grote publiek en dat de wetgever daarom ook de eigenaar aansprakelijk stelt. Volgens een uitspraak van het Oberlandesgericht van Keulen van 8 oktober 1993 (Ss 414/93) is de eigenaar degene die een voertuig "voor eigen rekening gebruikt en die de beschikkingsmacht over dat voertuig heeft die uit een dergelijk gebruik voortvloeit". In ondernemingen is de directeur of de bestuurder als houder aansprakelijk voor een overtreding van § 21 StVG. Regelmatige controle van het rijbewijs wordt beschouwd als de beste manier om aansprakelijkheid te voorkomen. Aangezien deze taak bij een groot wagenpark soms zeer tijdrovend en documentatie-intensief kan zijn, is het voor de ondernemer ook mogelijk om deze controle aan de wagenparkbeheerder te delegeren. De ondernemer is echter nog steeds verplicht te controleren of de wagenparkbeheerder zijn taak naar behoren uitvoert.
Rijbewijscontrole door werkgever - Hoe vaak?
De aansprakelijkheid van de ondernemer wegens een overtreding van § 21 StVG kan in het bijzonder werkgevers treffen die bedrijfswagens of poolvoertuigen aan hun werknemers ter beschikking stellen. Om er zeker van te zijn dat de werknemer in het bezit is van het rijbewijs, moet de rijbewijscontrole door de werkgever worden uitgevoerd wanneer het voertuig ter beschikking wordt gesteld. Aangezien de werkgever er in het algemeen van uit mag gaan dat de werknemer na een eerste controle zijn rijbewijs niet zal verliezen, is het voldoende de controle om de zes maanden te herhalen.
Indien het vermoeden bestaat dat het rijbewijs is kwijtgeraakt of ingetrokken, is de werkgever verplicht dit te onderzoeken en het rijbewijs opnieuw te laten tonen, ook binnen een kortere periode dan zes maanden. De eigenaar van het voertuig moet dit ook doen wanneer veelvuldige kennisgevingen van administratieve overtredingen, bijvoorbeeld snelheidsovertredingen, het vermoeden doen rijzen dat hem een rijverbod kan zijn opgelegd.
Bovendien moet de werkgever erop toezien dat werknemers alleen voertuigen besturen waarvoor zij een vergunning hebben. Er zijn beperkingen, zoals voertuigklassen of de toestemming om alleen voertuigen met automatische transmissie te besturen. Indien de werkgever zijn werknemers toestaat voertuigen te besturen die niet onder het rijbewijs vallen, is dit eveneens een overtreding van artikel 21 StVG. Bovendien moet de werkgever ook aandacht besteden aan de individuele rijvaardigheid van zijn werknemers aan wie hij een bedrijfswagen of een poolvoertuig ter beschikking stelt. Volgens § 31 StVZO mag de eigenaar van een voertuig geen opdracht geven of toestemming geven om het voertuig in het verkeer te brengen indien de bestuurder daartoe niet in staat is, bv. door het gebruik van drugs of medicijnen. Dit kan er in het ergste geval ook toe leiden dat de dekking van de verzekering van het voertuig voor materiële schade en lichamelijk letsel (overeenkomstig § 28 VVG) vervalt en dat de eigenaar voor de kosten moet opdraaien.
Juiste rijbewijscontroles door de werkgever - procedure
De eerste registratie van het rijbewijs moet zeer nauwkeurig zijn, met documentatie van de volgende gegevens:
- Naam en adres van de bestuurder
- Rijbewijsnummer
- Voertuigklassen
- Datum, plaats en instantie van afgifte
- Andere beperkingen zoals automatische transmissie
- Geldigheid van het rijbewijs
- Datum van eerste inspectie
- Handtekening
Het is belangrijk dat het originele rijbewijs wordt overgelegd. Er moet ook een kopie van het rijbewijs worden gemaakt voor bewijsdoeleinden. Om redenen van gegevensbescherming moet er echter voor worden gezorgd dat alleen personen die gemachtigd zijn om met het wagenpark om te gaan, toegang hebben tot de documenten en dat de documenten onmiddellijk worden vernietigd zodra ze niet meer nodig zijn. De bestuurder moet op de hoogte worden gebracht van het verzamelen en het gebruik van zijn gegevens. De gegevens kunnen handmatig worden geregistreerd of door middel van een elektronische rijbewijscontrole met behulp van software. De handmatige rijbewijscontrole betekent veel papier en een grote controle-inspanning. De gegevens van elke bestuurder moeten op een formulier worden geregistreerd en de data voor de regelmatige controle moeten dienovereenkomstig worden bewaakt. Dit kan een extra inspanning betekenen, vooral voor werknemers die niet op dezelfde locatie als de wagenparkbeheerder werkzaam zijn. Het kan nodig zijn om deze werknemers voor de controle achterna te lopen.
Hoe automatiseer je de controle van je rijbewijs?
Een elektronische rijbewijscontrole biedt een aanzienlijke vereenvoudiging van de administratieve afhandeling. In zijn eenvoudigste vorm kunnen de gegevens in plaats van op een papieren vel in software worden vastgelegd en wordt een automatische herinnering verstuurd wanneer de rijbewijscontrole moet worden herhaald. Op deze manier kunnen belangrijke controledata worden vermeden of gegevens worden vergeten. Nadeel van deze methode is ook dat de bestuurder regelmatig ter plaatse moet zijn om het originele rijbewijs aan de houder te kunnen tonen. Beter is het om het rijbewijs elektronisch vast te leggen. Dit gebeurt door bij de eerste registratie een RFID-chip (Radio Frequency Identification) op het rijbewijs te plakken, waarop gecodeerde informatie wordt opgeslagen. De chip kan vervolgens in een controlestation worden gelezen. De procedure is nog eenvoudiger als in plaats van een chip een streepjescode of QR-C wordt gebruikt.
Elektronische rijbewijscontrole en de ondernemingsraad
De elektronische rijbewijscontrole betekent het betrekken van de ondernemingsraad. Volgens de Wet op de ondernemingsreglementering heeft de ondernemingsraad medezeggenschapsrecht, omdat er persoonsgegevens worden verzameld. Het is raadzaam de ondernemingsraad zo vroeg mogelijk te betrekken als een onderneming overweegt de rijbewijscontrole elektronisch uit te voeren. Hoe eerder de voordelen aan de ondernemingsraad worden uitgelegd en hij wordt betrokken bij de keuze van de software, hoe groter de kans dat hij instemt met de invoering en daarmee ook de werknemers overtuigt. Om ervoor te zorgen dat er een procedure wordt vastgelegd voor de procedure van de rijbewijscontrole en dat de verzamelde gegevens niet voor andere doeleinden worden misbruikt, kan ook een ondernemingsovereenkomst worden gesloten
Wilt u weten hoe de fleetster software er live uitziet en werkt?
Schrijf u in voor een online demo en wij leggen het systeem aan u uit en helpen u een overzicht te krijgen en het fleetster systeem in uw bedrijf te implementeren.
