Telematica

Bij het beheer van bedrijfsvoertuigen wordt gebruik gemaakt van telematica voor het wagenpark. Vloottelematicasystemen kunnen worden gebruikt om informatie over het voertuig te verzamelen, zoals de locatie ervan. Met behulp van GPS-tracking en andere draadloze communicatiemiddelen kan informatie van de geautomatiseerde systemen worden doorgegeven. Deze informatie kan onder meer worden gebruikt voor wagenparkbeheer, GPS-navigatie, diagnose op afstand of pechverhelping.

De software voor wagenparkbeheer krijgt zijn gegevens van de telematicabox, die via een OBD-connector op de auto is aangesloten. Als de auto geen OBD-interface heeft, zijn er ook kastjes die via de accu worden geïnstalleerd. De manier waarop het werkt is in beide gevallen hetzelfde. De voertuiggegevens, zoals kilometerstand of routehistorie, worden doorgegeven aan de wagenparksoftware en kunnen daarmee verder worden verwerkt. Afhankelijk van het type wagenparksoftware dat wordt gebruikt, kunnen voertuigen worden gelokaliseerd, kan routedocumentatie worden opgesteld of kunnen kostenanalyses worden uitgevoerd. Wagenparkbeheerders kunnen wagenparksoftware ook gebruiken om stamgegevens of voertuigreserveringen te beheren. Met behulp van telematica kunnen de verzamelde gegevens ook worden gebruikt om lege ritten en stationair draaien te voorkomen of om te voorkomen dat rij- en rusttijden worden overschreden. Aangezien er op elk moment contact kan worden gelegd met de chauffeurs, kunnen actuele wijzigingen van plannen en routes direct worden doorgevoerd om een efficiënt gebruik van de voertuigen te garanderen.

Bovendien kan de huidige locatie van de voertuigen worden bepaald door GPS. Op die manier is het mogelijk de leveringstermijnen voor de klanten na te leven of hen tijdig in te lichten over vertragingen bij de levering. Dit verhoogt de klanttevredenheid.

Het volgen van voertuigen is niet alleen interessant voor de planning van de inzet, maar ook als bescherming tegen diefstal. In geval van afwijkingen van de geplande route wordt het bedrijf op de hoogte gebracht en kan het reageren.

Indien een logboek elektronisch moet worden bijgehouden, is het tevens noodzakelijk een telematicabox in het voertuig te installeren. De nodige gegevens kunnen worden verzameld via GPS-technologie in combinatie met een chipkaart. Wanneer het contact wordt aangezet, worden de tijd, datum, kilometerstand en geografische gegevens vanaf het begin van de rit via GPS op de chipkaart opgeslagen. In het geval van een privé-reis worden alleen het aantal afgelegde kilometers en de datum geregistreerd. Wanneer het voertuig geparkeerd is, wordt de opname automatisch beëindigd. De chipkaart kan worden uitgelezen door een kaartlezer en de gegevens kunnen worden overgebracht naar de software van het bestuurderslogboek. Om te bepalen welke reizen zakelijk zijn en welke privé, wordt een indeling in categorieën gemaakt. Vóór de rit moet de bestuurder de instelling in het vakje activeren dat deze rit met de bedrijfsauto een privérit is. Als de bestuurder deze instelling niet maakt, wordt de rit automatisch opgeslagen als een bedrijfsrit. Ondanks alle voordelen van het automatische rittenboek, is het moeilijk om achteraf wijzigingen aan te brengen. Wijzigingen houden ook het risico in dat, in het ergste geval, het logboek van de bestuurder niet wordt erkend door de belastingdienst. Daarom is grote zorgvuldigheid geboden bij het gebruik van de software voor het bestuurderslogboek. Deze zorg moet ook in acht worden genomen bij de opslag van de gegevens. Als de voertuiggegevens niet regelmatig worden uitgelezen of als de chipkaart verloren gaat, kan ook de belastingdienst problemen veroorzaken en het rittenboek van de bestuurder niet herkennen. Volgens de beginselen voor het naar behoren bijhouden en bewaren van registers in elektronische vorm moeten de gegevens maximaal tien jaar worden bewaard en moeten zij door het belastingkantoor kunnen worden opgevraagd.

Voor al diegenen die geen kastje in hun voertuig willen installeren, is er ook een alternatief. Met behulp van een OBD-stekker en een app op de smartphone of een webversie kunnen ook gegevens voor het logboek worden verzameld en naar de software worden overgedragen. Het voordeel is dat er geen installatiekosten zijn wanneer een OBD-stekker wordt gebruikt, maar dat het kastje zelf in de auto kan worden geïnstalleerd.

Tot dusver wordt telematica gebruikt voor GPS, mobiele datanetwerken of Wi-Fi. In de toekomst zullen andere technologieën worden ontwikkeld om de communicatie tussen het voertuig en de gebruiker te verbeteren. Het aanbod van diensten aan boord van het voertuig neemt voortdurend toe. Via snelle draadloze netwerken is het nu ook mogelijk voor de gebruiker om zelf firmware-updates voor de voertuigen uit te voeren in plaats van naar de werkplaats te moeten gaan.

Vooral voor bedrijven kan het gebruik van voertuigtelematica een echt concurrentievoordeel worden. Door middel van telematicasystemen kunnen bedrijfsprocessen worden onderzocht en geoptimaliseerd. Een expediteur kan bijvoorbeeld analyseren hoeveel tijd de vrachtwagens stationair draaien. Als maatregel kunnen routes dan worden geoptimaliseerd om tijd en brandstof te besparen.

Het onderwerp zal in de toekomst belangrijker worden, aangezien de voordelen van digitalisering en monitoring van gegevens groter zijn dan de nadelen.