Wat is een pool auto?
23. mrt. 2021 | Door Tim Ruhoff
Een poolvoertuig wordt niet als een bedrijfsvoertuig aangemerkt. Auto's van de zaak zijn per definitie aan een bepaalde persoon toegewezen. Een poolvoertuig daarentegen is bestemd voor gebruik door meerdere werknemers.
Pool auto - wat is het precies?
De poolauto wordt in het wagenpark van een bedrijf gehouden en is interessant voor werknemers die niet dagelijks met een bedrijfsauto hoeven te rijden. De poolvoertuigen worden hoofdzakelijk gebruikt voor zakenreizen. De voertuigen kunnen ook voor privéritten worden gebruikt indien dit volgens de belastingwetgeving mogelijk is en dienovereenkomstig wordt aangegeven. Particuliere ritten kunnen echter ook worden verboden. Als een poolvoertuig voor zaken wordt gebruikt, zijn de zakenreizen gratis.
Beheer van poolvoertuigen - hoe is dit opgezet?
Het systeem, ook bekend als Corporate CarSharing, werkt via geavanceerde reserveringsmechanismen. Meestal wordt gebruik gemaakt van een reserveringssysteem, dat kan worden beheerd door geavanceerde software of handmatig. Programma's zoals Outlook en Excel worden ook gebruikt voor reserveringen. Pool voertuigbeheer zorgt voor de voertuigen. Er kan een vlootmanager worden aangesteld om de noodzakelijke en wettelijk vereiste veiligheidsbriefings te houden. De wagenparkbeheerder controleert ook de rijbewijzen van de werknemers die een poolvoertuig wensen te gebruiken.
Als het beheer van de poolvoertuigen efficiënt is opgezet, kan een wagenpark met gezamenlijk gebruikte voertuigen besparingen opleveren. Om het grootst mogelijke besparingspotentieel te bereiken, moeten de benuttingsstatistieken van de vloot doeltreffend zijn en zo nodig worden geoptimaliseerd.
Pool vehicle - to allow private trips or not?
Het poolvoertuig kan voor privéritten worden gebruikt indien dit in de belasting wordt gevraagd en door het bedrijf wordt toegestaan. De beslissing of een poolvoertuig ook voor privéritten mag worden gebruikt, ligt bij de betrokken onderneming zelf. Als een bedrijf niet toestaat dat poolvoertuigen voor privéfeesten worden gebruikt, kunnen er sancties volgen als dat niet gebeurt. Niet-naleving van het verbod kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd door middel van tracering.
Voordelen van het verbod op privégebruik:
- De afstand tot de werkplek is verkleind
- Traceerapparatuur kan worden geïnstalleerd
Indien voertuigen uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden worden gebruikt, kunnen volgsystemen worden geïnstalleerd. Uiteraard moeten de juridische aspecten worden opgehelderd alvorens volgapparatuur te installeren. Als de voertuigen in Corporate CarSharing ook worden gebruikt voor privéritten, dan kunnen deze ritten niet worden getraceerd. Het bedrijf moet een oplossing vinden die voorkomt dat privé-ritten worden opgenomen.
Waarmee moet rekening worden gehouden in termen van belastingwetgeving?
Indien een bedrijfsvoertuig of een poolvoertuig ook privé wordt gebruikt, moeten de toegerekende inkomsten in aanmerking worden genomen. In het geval van poolvoertuigen wordt het toegerekende inkomen berekend op basis van het totaal van de bestaande, gemeenschappelijk gebruikte voertuigen. De zogenaamde 1-procentsregel wordt gebruikt. Daartoe wordt de waarde van het wagenpark gedeeld door het aantal rechthebbende werknemers. Het verkregen cijfer moet worden beschouwd als een gemiddelde waarde waarvan 1% wordt afgetrokken van het inkomen van de werknemer. De één procent wordt afgetrokken ongeacht het gebruik. Dit betekent dat het niet doorslaggevend is of het poolvoertuig al dan niet daadwerkelijk voor privéritten wordt gebruikt.
Een bestuurderslogboek kan ook als alternatief worden gebruikt. In het logboek van een bestuurder worden privéritten en zakenritten tot in de kleinste details genoteerd. Het logboek kan digitaal of op papier worden bijgehouden. Papieren formulieren, die handmatig moeten worden geregistreerd, behoren tot de dure registratievarianten. Elektronische of digitale logboeken zijn beter. Deze kunnen met betrekkelijk weinig moeite worden bewaard. Er zijn digitale oplossingen beschikbaar die via een browser (web app) of smartphone app kunnen worden gebruikt. Er moet voor worden gezorgd dat zoveel mogelijk besturingssystemen worden ondersteund.
Verbod op privégebruik - hoe kan het worden uitgevoerd?
Als de Corporate CarSharing voertuigen alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt mogen worden en privégebruik verboden is, dan moet het verbod op privégebruik schriftelijk vastgelegd worden. Het is raadzaam om het verbod op privégebruik van voertuigen in Corporate CarSharing ook in de arbeidsovereenkomsten van de werknemers te laten opnemen. Dit geldt ook voor leidinggevenden zoals directeuren. De onderneming moet aandringen op een strikte toepassing van het verbod op privé-gebruik, omdat de belastingdienst niet achter een overtreding van het verbod mag komen. Indien het verbod op privé-gebruik wordt overtreden, wordt een belastingdruk voor de onderneming verondersteld en is er een niet-kasvoordeel. Dit geldt reeds wanneer een werknemer in de gelegenheid wordt gesteld een voertuig van het wagenpark voor privédoeleinden te gebruiken. Het verbod op privé-gebruik moet regelmatig worden gecontroleerd, anders gaat de belastingdienst uit van privé-gebruik.
Reservering van voertuigen - geen recht op identieke poolauto's
Indien een pool van voertuigen wordt gebruikt en ter beschikking van meerdere werknemers wordt gesteld, kan een regeling worden getroffen voor het herhaalde gebruik van hetzelfde voertuig, maar de betrokken werknemer heeft geen recht op hetzelfde voertuig. Om een optimale boeking van voertuigen mogelijk te maken, worden softwaresystemen zoals fleetster gebruikt. De systemen houden zogenaamde categorieboekingen bij, die alleen de voertuigcategorie tonen maar geen individuele voertuigen vermelden. Dit vermijdt de keuze van een favoriete auto.
Eén procent regel - poolauto vs. auto van de zaak
Een auto van de zaak die ter beschikking staat van een werknemer, kan voor privéritten worden gebruikt. De 1-procentsregel wordt vaak gebruikt voor fiscale scheiding. Hier wordt 1 procent van de nieuwprijs van een voertuig forfaitair verrekend met de inkomstenbelasting. De waarde van het voertuig wordt met 1 procent van het respectieve inkomen verrekend en dienovereenkomstig op individuele basis belast.
Als er een bedrijfswagenpark bestaat, dan wordt het geldelijke voordeel gelijkelijk verdeeld over alle werknemers die recht hebben op het gebruik van het voertuig. Deze berekening kan als onbillijk worden beschouwd, omdat niet iedere werknemer het voertuig in dezelfde mate voor privé-reizen gebruikt.
Belastingheffing via het logboek
In het algemeen is de belasting op poolvoertuigen zeer ingewikkeld en zijn er vaak moeilijkheden met de belastingdienst. Het is raadzaam een logboek bij te houden en privé- en zakenreizen nauwgezet te registreren. Het nadeel van een logboek is dat het zeer tijdrovend is. De logboeken van handchauffeurs moeten vaak worden gestaafd met ontvangstbewijzen en dienovereenkomstig worden bewaard. Vanwege de hoge tijdsbesteding nemen ondernemingen niet zelden hun toevlucht tot de 1-procent-regel. De oplossing om de 1-procent-regel niet nodig te hebben, kan een verbod op het gebruik van particuliere ritten zijn. Als een bedrijfseigenaar noch de 1-procentsregel noch het verbod op privé-rijden wil, kan een elektronisch logboek helpen. Een digitaal bijgehouden bestuurderslogboek vermindert de hoeveelheid papierwerk.
Moderne ontwikkelingen voor het boeken
Voertuigen kunnen bijvoorbeeld via een app worden geboekt. Een bedrijfsinterne app maakt ongecompliceerde boekingen mogelijk voor werknemers van een gebruikerspool. Daartoe moeten de voertuigen worden geregistreerd en de gemachtigde werknemers worden opgenomen in een gebruikerspool. Een innovatief boekingsplatform toont welke voertuigen beschikbaar zijn en kunnen worden geboekt. Het boekingsplatform moet ook de locatie van het gratis voertuig tonen. Een doeltreffend boekingsplatform kan minder efficiënte systemen (Outlook en Excel) voor boekingen vervangen.