Elektronisch Logboek
Belastingdienst compliant en wettelijk beveiligd. Plaats eenvoudig uw OBD-Plug en begin vandaag nog met het bijhouden van uw Elektronisch Logboek.
Redenen voor een elektronisch logboek
Logboek voor poolvoertuigen
Vermijd de klassieke fiscale val van poolvoertuigen. fleetster biedt een fiscaal conform logboek voor poolvoertuigen.
Transparantie en privacy
Het houdt het hele proces transparant door beheerders alleen die reizen te laten zien die met het werk te maken hebben, terwijl gebruikers volledig inzicht hebben in hun reizen.
Fiscale zekerheid
Onze software-oplossing zorgt ervoor dat uw logboek voldoet aan alle wettelijke en fiscale eisen, zolang u het maar consequent gebruikt.
Elektronisch logboek voor poolvoertuigen en vlootvoertuigen
fleetster denkt over het elektronische logboek vanuit het perspectief van de wagenparkbeheerder, die een documentatieverplichting heeft. De gebruikersacceptatie, inclusief de ondernemingsraad, heeft de hoogste prioriteit - de conformiteit met de belastingdienst is een vanzelfsprekendheid.
Het bestuurderslogboek kan naadloos worden geïntegreerd in alle bestaande oplossingen, zoals autodelen voor bedrijven / motorpoolbeheer, volgen Beheerders hebben altijd volledige controle over welke softwaremodules zij willen gebruiken en gebruikers hebben volledige controle over hun privégegevens.
Hoewel de software volledig gedocumenteerd is, blijft het onze stelling dat niemand een handleiding nodig zou moeten hebben om de software te gebruiken.
Elektronisch logboek functies
IT Beveiliging
Onze dienst biedt de hoogste industrienormen in termen van beveiliging van cloud software.
Gegevensbeveiliging
Aangezien in het elektronische logboek uiterst gevoelige gegevensrecords worden opgeslagen, zoals GPS-locatie, met bijbehorende persoonsnamen en privéadressen, geldt hier het hoogste beveiligingsniveau. In dit verband gelden de basisvereisten inzake gegevensbescherming volgens GDPR en DSGVO.
Onveranderlijkheid
De uitvoer van de belastingdienst wordt cryptografisch verzegeld en kan na uitvoer niet meer worden gewijzigd. De uitvoer wordt ondertekend met de digitale sleutel van de fleetster.
Traceerbaarheid
Alle wijzigingen in de informatie over een reis worden geregistreerd. Wijzigingen nadat een reis is gecategoriseerd, worden duidelijk aangegeven in de reisgeschiedenis en de PDF-export, evenals bij de desbetreffende auteur.
Onmiddellijkheid
Het is van essentieel belang dat elektronische logboeken naadloos worden bijgehouden - anders heeft de belastingdienst ruimte voor interpretatie, wat negatieve gevolgen kan hebben. Bovendien moeten alle logboeken up-to-date worden gehouden en onmiddellijk worden gecategoriseerd. De wetgever beveelt aan om een reis uiterlijk na 7 dagen te categoriseren.
Opslag
Alle reisgegevens worden 10 jaar bewaard. Zo wordt voldaan aan de bewaarplicht van de belastingautoriteiten.
Zijn mijn elektronische logboekgegevens veilig bij fleetster?
Uw gegevens zijn veilig - ook na de bewaartermijn van 10 jaar! De overdracht van gegevens naar het datacentrum in Frankfurt/Duitsland is volledig geautomatiseerd en ook alle verzamelde gegevens worden in de cloud opgeslagen. fleetster beschikt over een meervoudig redundant opslag- en verwerkingssysteem. Met andere woorden: er zijn altijd meerdere servers in gebruik, die ook alleen de volledige systeembelasting kunnen dragen. Als een server een paar minuten uitvalt, zijn er permanent minstens twee andere servers beschikbaar. Het systeem kan ook meer servers toevoegen als daar behoefte aan is.
Er zijn ook verschillende back-up instanties voor de gegevens. Binnen de eerste 30 dagen kunnen alle gegevens binnen een uur worden hersteld. Er is dus een enkele back-up van elk uur.
Rechtszekerheid en conformiteit van de belastingkantoren
Een bestuurderslogboek moet aan veel eisen voldoen - elektronische of digitale bestuurderslogboeken moeten aan ten minste dezelfde eisen voldoen. Daarnaast zijn er nog andere eisen met betrekking tot de Gegevensbescherming en de Gegevensverwerking, die komen met het werken met cloud software.
Hoe werkt het elektronische logboek van fleetster?
Met de hulp van de datastekker van Geotab worden de gegevens van het voertuig op elk moment geregistreerd en genoteerd. Zo kan geen enkele reis worden vergeten en kan de documentatieplicht binnen 7 dagen niet worden overschreden.
Bijna alle moderne voertuigen worden ondersteund en er is een mogelijkheid om een stekker met een kabel achter het dashboard te installeren. Met een dergelijke kabel kan ervoor worden gezorgd dat de stekkers niet per ongeluk of opzettelijk kunnen worden gedeactiveerd.
De OBD-stekker - de automatisering van het elektronische logboek
Via de boorddiagnose-interface in het voertuig (meestal in de voetruimte naast de bestuurdersstoel) wordt een OBD-stekker geïnstalleerd. Deze stekker leest informatie over de afgelegde afstand, combineert deze met begin- en bestemmingscoördinaten, voorziet deze van een tijdstempel uit het radionetwerk en zendt deze informatie naar het fleetstersysteem.
Het fleetster-systeem maakt gebruik van geocodering van bekende kaartproviders en maakt de informatie beschikbaar in de webapp en native apps (iOS en Android).
Hierdoor kunnen gebruikers ritten bewerken en toewijzen nadat ze ze hebben voltooid, terwijl admins alleen de informatie zien die zij willen zien.
Hoeveel kost het om het fleetster logboek te implementeren?
fleetster probeert het zo eenvoudig mogelijk te houden en biedt een alles-in-één oplossing. Voor 15€ per voertuig per maand krijgt u de OBD-Plug, het nodige datatransmissie pakket en onze fleetster software bovenop. Het enige wat u hoeft te doen is uw bestelling plaatsen, de OBD-apparaten aansluiten en uw logboek is live. Neem contact op met het fleetster Team om nu uw aanbieding te krijgen!
Welke elektronische logboeken worden door de belastingdienst aanvaard?
Voorkom onnodige moeite en misgelopen belastingteruggaven door een onjuiste boekhouding! Niet elke logboeksoftware wordt door de belastingdienst geaccepteerd als onderdeel van de belastingaangifte.
Vooral gewone programma's zoals Excel of Word worden door de belastingdienst als bewijs afgewezen. Hierin kunnen namelijk op elk moment wijzigingen worden aangebracht, waardoor manipulatie van de gegevens mogelijk is. Daarom moeten elektronische logboeken zowel een wijzigingsregistratie als een manipulatiebeveiliging hebben om fiscale en juridische zekerheid te bieden.
Net zo strikt als bij wijzigingen en manipulatiepogingen is de belastingdienst genoodzaakt het hele logboek af te keuren in het geval van foutieve records. Neem het zekere voor het onzekere en gebruik alleen programma's die door de belastingdienst als elektronisch logboek zijn erkend!
Het aanbod van geaccepteerde softwareoplossingen voor elektronische logboeken is niet erg groot, maar daar staat tegenover dat ze zonder aarzeling in uw voertuigen kunnen worden gebruikt. Door deze software consequent te gebruiken, zorgt u ervoor dat uw logboeken aan de belastingdienst voldoen en juridisch beveiligd zijn, en dus aan alle normen en specificaties voldoen, en dat u geen nadelen ondervindt op het gebied van fiscale compensatie.
Waarom is dit elektronische logboek bijzonder geschikt voor vloten en waarin verschilt het van andere producten?
Het elektronische logboek van fleetster was speciaal ontworpen voor vloten en voertuigvloten Het is dan ook in de eerste plaats gericht op de wagenparkbeheerder en niet op de individuele ondernemer die belasting wil besparen. In een wagenpark worden steeds hogere eisen gesteld aan het rittenboek van een chauffeur. Zeker in combinatie met poolvoertuigen Er worden hoge eisen gesteld. Chauffeurs mogen alleen hun eigen gegevens zien en wagenparkbeheerders mogen in principe helemaal geen chauffeursgegevens zien. Tegelijkertijd moet er echter voor worden gezorgd dat de ritten correct worden gedocumenteerd en moet de wagenparkbeheerder tijdig worden ingelicht als zijn collega's de wettelijke termijnen in gevaar brengen.
Digitale Handleiding
Naast privacy is gegevensbescherming natuurlijk ook een belangrijk punt. At fleetster Alle gegevens worden uitsluitend in Duitsland gehost en onder de hoogste veiligheidseisen in Frankfurt/Main verwerkt. Naast de veiligheid van de gegevens speelt ook de beschikbaarheid van onze software een grote rol. In 2020 was het systeem gemiddeld 2 seconden per week niet beschikbaar. Voor voertuigvloten Het is ook van essentieel belang dat de onderhoudsinspanning van een dergelijk systeem gering is en dat tegelijkertijd de kwaliteit van de gegevens hoog is. Om deze reden is het OBD-stekker kan met een kabel ontoegankelijk worden geïnstalleerd om misbruik te voorkomen. Met fleetster Het werkelijke aantal afgelegde kilometers en het brandstofpeil kunnen optioneel worden geëxporteerd. De meeste andere logboekoplossingen berekenen de ritten op basis van het GPS-signaal.
