Beheer poolvoertuigen niet langer met Excel of Outlook
Waarom het beheren van poolvoertuigen met Excel en Outlook tot het verleden behoort.
Nadelen van het beheren van het wagenpark met Excel of Outlook:
Beperkte functionaliteit
Excel en Outlook bieden beperkte functionaliteit voor het beheren van een wagenpark, wat kan leiden tot beperkingen bij het verzamelen, analyseren en verwerken van voertuiggegevens.
Handmatige inspanning
Het beheren van een vloot met Excel of Outlook vereist veel handmatige inspanning, wat het risico op fouten verhoogt en het proces inefficiënt maakt.
Gebrek aan automatisering
Taken zoals het maken van rapporten, het controleren van onderhoudsintervallen of het bijhouden van het voertuiggebruik moeten handmatig worden uitgevoerd, waardoor tijd en middelen verloren gaan.
Gebrek aan integratie
Het integreren van gegevens uit meerdere bronnen en ze samenvoegen in één systeem is moeilijk met Excel en Outlook.
Moeilijke schaalbaarheid
Met Excel of Outlook wordt het beheren van een groeiend wagenpark steeds ingewikkelder en verwarrender.
Veiligheidsrisico's
Excel- of Outlook-bestanden kunnen kwetsbaar zijn voor beveiligingslekken, vooral als er gevoelige informatie zoals voertuiggegevens of chauffeursgegevens in staat.
Voordelen van software voor het beheer van poolvoertuigen:
Boekingen via app en web
Gebruikers kunnen direct vanaf hun smartphone of browser poolauto's boeken en beheerders kunnen boekingen voorkomen door specifieke machtigingen in te stellen of boekingen later te autoriseren.
Proces & Automatisering
Het boeken van een poolauto betekent ook het controleren van rijbewijzen of het bijhouden van een logboek, wat allemaal volledig digitaal kan worden gedaan in de software.
Geen dubbele boekingen
Niets is erger dan het dubbel boeken van een voertuig, vooral tijdens belangrijke klantafspraken. Met de fleetster software komt dit niet voor, omdat het onmogelijk is dat twee mensen tegelijkertijd hetzelfde voertuig boeken.
Automatisch opnieuw plaatsen
Als een chauffeur te laat is, zoekt fleetster naar alternatieven om de rit om te boeken. Als er een ander poolvoertuig beschikbaar is, boekt fleetster de rit om.
Sleutelbeheer
fleetster zorgt voor de sleuteloverdracht zodat sleutels niet zoekraken. Je kunt de sleuteloverdracht ook automatiseren met behulp van een Elektronisch Sleutelkastje.
Gegevensbeveiliging
Aangezien professionele software specifieke rechten toekent aan specifieke rollen, kunnen fleetster-gebruikers alleen zien waartoe ze toegang hebben. Alle gegevens worden opgeslagen in een streng beveiligde faciliteit in Frankfurt.
Deze klanten beheren hun wagenpark al digitaal:
"Oorspronkelijk wilden we alleen onze poolvoertuigen beheren. Het project was zo succesvol dat we het ook aan andere bedrijven zijn gaan aanbieden. Vandaag de dag hebben we meer dan 150 locaties."
"Het gebruik van fleetster heeft voor ons vanaf de eerste dag vruchten afgeworpen - we besparen nu 90% van onze eerdere kosten."
"Car2Use is onze digitale oplossing om elektrische auto's en innovatieve mobiliteitsdiensten te integreren in wagenparken."
"Onze 500 auto's staan geparkeerd op meer dan 80 Telekom-locaties in Duitsland en zijn uitgerust met een CarSharing-kit."
"In lijn met onze verwachtingen waren de leases voor 15.000 km/jaar. Na 2 jaar hebben we de auto's teruggebracht met meer dan 100.000 km per stuk."
CarSharing oplossing met elektronische sleutelkast, rijbewijscontrole en single sign-on integratie met Microsoft Azure AD.
Beste claim van VAN2SHARE: Het meest vertrouwde en innovatieve platform voor het beheren en delen van commerciële voertuigen.
Lees meer van onze tevreden klanten op onze referentiepagina.
Stop met het beheren van poolauto's met Excel & Outlook!
Bedrijven denken vaak dat Outlook of Excel voldoende is om poolvoertuigen op de snelste manier te beheren, maar in werkelijkheid gaat er veel tijd verloren met het bijhouden van het Excel-document of de Outlook-kalender, die beter kan worden geïnvesteerd.
Over het algemeen zijn Excel en Outlook beperkt als tools voor wagenparkbeheer en kunnen ze leiden tot inefficiëntie, fouten en veiligheidsrisico's. Bedrijven die een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van hun wagenpark willen garanderen, moeten investeren in gespecialiseerde oplossingen voor wagenparkbeheer die uitgebreidere functies en automatisering bieden. fleetster biedt naast software voor wagenparkbeheer ook uitgebreide softwareoplossingen.
Vlootbeheer
Naast poolvoertuigen hebben veel wagenparken ook een bepaald wagenpark dat wordt toegewezen aan specifieke werknemers. Dit wordt vaak aangeduid als bedrijfsauto's. Naast het beheer van poolvoertuigen biedt het fleetster mobiliteitsplatform ook een module voor het Vlootbeheer het is een allesomvattende oplossing die bedrijven helpt hun wagenpark effectief te beheren, kosten te verlagen, productiviteit te verhogen en voertuiggebruik te optimaliseren.
Digitaal logboek
fleetster biedt als uitbreiding op de Beheer van poolvoertuigen ook een oplossing voor het rittenboek van poolvoertuigen. Via een OBD-connector voertuiggegevens worden verzameld, naar het fleetstersysteem verzonden en in kaart gebracht in een bestuurderslogboek. Het digitale bestuurderslogboek van fleetster zorgt voor een nauwkeurige en geautomatiseerde verzameling van ritgegevens. Het maakt een nauwkeurige documentatie van zakelijke en privéritten mogelijk om te voldoen aan belastingvereisten en administratieve overhead te verminderen. Indien nodig kunnen beheerders en gebruikers een fiscaal conform logboek export.
Rijbewijscontrole
De wagenparkbeheerder moet er elke 6 maanden voor zorgen dat alle bestuurders een geldig rijbewijs hebben. fleetster biedt hiervoor de mogelijkheid van een Controle elektronisch rijbewijs dit kan handmatig worden gedaan, via het uploaden van foto's op de smartphone of door een medewerker. De rijbewijscontrole is volledig geïntegreerd in het fleetster mobiliteitsplatform.
Automatische rapporten
Deze rapporten laten u potentiële besparingen zien. fleetster creëert een overzicht van al uw wagenparkgegevens. met slechts één klik kunt u zien hoeveel boekingen er per dag zijn gedaan, hoeveel inkomsten er zijn gegenereerd door poolvoertuigen en hoeveel voertuigen er zijn geboekt. in fleetster hebben beheerders een eenvoudig overzicht van alle wagenpark- en voertuigbewegingen. ze zien alle boekingen in één oogopslag en kunnen boekingen wijzigen en verplaatsen in de boekingskalender, zodat de Beheer van de poolvoertuigen blijft duidelijk voor alle gebruikers.
Sleutelbeheer
fleetster zorgt voor de sleuteloverdracht zodat sleutels niet zoekraken. De persoon die verantwoordelijk is voor het sleutelbeheer heeft alle informatie in één oogopslag.
Bovendien is er de mogelijkheid om de sleutels te overhandigen met behulp van een Elektronisch sleutelkastje de sleutelkast is een betrouwbare oplossing voor het beheer van voertuigsleutels. dankzij de documentatie in het cloudsysteem van fleetster kunt u altijd nagaan waar uw sleutels en voertuigen zich bevinden en wie het voertuig het laatst heeft gereserveerd.
Wilt u ook uw poolvoertuigen beheren in fleetster?
Neem contact met ons op voor een offerte op maat of een gratis demo door ons een verzoek te sturen met uw contactgegevens.
