10 redenen waarom wagenparkbeheer met fleetster beter werkt dan met een Outlook-agenda
7. jan. 2019 | Door Tim Ruhoff
Om de voertuigen van een wagenpark te beheren, die door verschillende medewerkers kunnen worden gebruikt, zijn er verschillende mogelijkheden. Een Excel spreadsheet, Outlook kalender of een eenvoudige papieren kalender. Als een medewerker nu een van deze voertuigen wil reserveren, zijn er weer verschillende processen. Hij of zij moet bijvoorbeeld een telefoontje plegen, een formulier invullen of een e-mail schrijven - creativiteit kent geen grenzen. Zo heeft elk bedrijf voor zichzelf een systeem gevonden waarmee het zijn wagenpark beheert. Wat absoluut het beste kan lijken, is het meestal niet. Al deze opties zijn oorspronkelijk niet ontwikkeld voor voertuigbeheer
De 10 belangrijkste functies die onze corporate car sharing software biedt in tegenstelling tot een Outlook-agenda vind je hier
- Dubbele boeking onmogelijk. niets is vervelender dan een dubbele boeking voor één voertuig, vooral bij twee belangrijke klantafspraken. deze ergernis is al voorgeprogrammeerd en kan u met fleetster niet overkomen. in ons systeem is het onmogelijk dat twee mensen een voertuig voor dezelfde periode boeken
- Automatisch omboeken van voertuigen bij vertragingen Als een chauffeur te laat is, zoekt fleetster onmiddellijk naar alternatieven voor de volgende boeking Als er nog een ander voertuig beschikbaar is, boekt fleetster de rit automatisch om, zodat de boeking kan plaatsvinden ondanks de vertraging van de voorganger Als er geen ander voertuig beschikbaar is, stuurt fleetster onmiddellijk een bericht naar de beheerder, zodat deze hierop kan reageren en naar oplossingen kan zoeken
- In het sleutelbeheer neemt fleetster ook de sleuteluitgifte en -teruggave over, zodat niemand uit het oog kan verliezen welke sleutel zich op dat moment waar bevindt. Bovendien heeft de persoon die verantwoordelijk is voor het sleutelbeheer een extra overzicht, waarin hij alle belangrijke informatie in één oogopslag heeft
- Rijbewijscontrole als onderdeel van de aansprakelijkheid van de eigenaar Alle bestuurders zijn verplicht om voor elke rit of elke 6 maanden het rijbewijs te controleren. Dit proces is stevig verankerd in fleetster en kan niet meer worden vergeten. En biedt u meer zekerheid
- Automatisch logboek. als u al uw ritten via fleetster beheert, kunt u met één druk op de knop uw logboek aan het einde van het jaar exporteren en afdrukken. het was nog nooit zo eenvoudig om een volledig en schoon logboek bij te houden!
- Grafische rangschikking van voertuigen. fleetster biedt u alle voertuigboekingen in één oogopslag en stelt u in staat om alle boekingen in deze weergave, de boekingskalender, te verplaatsen en te rangschikken op de manier die het meest logisch is voor uw bedrijf en voor alle gebruikers. Overlappende boekingen worden hier ook uitgesloten
- Optimalisatie van boekingen op basis van kosten. deze nieuwe functie is de zogenaamde "fleetster magic" functie. met één klik op deze knop regelt fleetster alle boekingen zo goedkoop mogelijk. op deze manier kunt u geld besparen - zonder uw mobiliteit te beperken
- Voertuigcategorieën boeken. als alternatief voor het boeken van specifieke voertuigen hebt u ook de mogelijkheid om uw medewerkers alleen voertuigcategorieën te laten boeken. fleetster wijst op die manier alle boekingen toe aan zo weinig mogelijk voertuigen - en toont u in één oogopslag uw besparingspotentieel
- Automatische rapporten die potentiële besparingen laten zien Daarnaast vindt u een analysefunctie waarmee u met één klik over alle gegevens van uw wagenpark beschikt Hoeveel boekingen er zijn gedaan, hoe duur deze waren, hoeveel voertuigen er nodig waren en wanneer, zijn slechts enkele voorbeelden van analyses die automatisch voor u beschikbaar zijn met fleetster
- Afspraakverzending voor Outlook. Zodat uw medewerkers ook in één oogopslag alle boekingsdetails kunnen zien, hebben ze de mogelijkheid om na elke boeking de voertuigboeking als Outlook-afspraak naar hen toe te laten sturen. Zo heeft u ook alle afspraken met fleetster zoals gebruikelijk in uw Outlook-agenda staan
Dit zijn slechts enkele voordelen die fleetster heeft ten opzichte van de hierboven genoemde manieren om het wagenpark van bedrijven te beheren. Het is dus zeker tijd om het beheer van poolvoertuigen met Outlook, Excel of papier te heroverwegen. We laten u graag alle functies van fleetster zien in een online demo. Natuurlijk kunt u fleetster 30 dagen gratis en vrijblijvend testen, klik hiervoor op hier .